第一章 总则
第一条 为了确保河南省黄河科技学院教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案的完整、准确、规范、便利、系统，使档案管理工作规范化、制度化，及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，保障基金会各项工作的顺利开展，依据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》及《河南省黄河科技学院教育发展基金会章程》，特制定本管理办法。
第二条 基金会在日常工作中形成的各种有保存价值的文件材料，都应按照本办法规定，分别立卷归档。
第三条 需归档文件要求完整、齐全、准确、美观，并区分不同价值分类整理、立卷，并列出归类立卷目录，登记在册。
第四条 基金会工作人员应在各项工作结束时三天内及时规整档案。因工作变动或因故离职时应在去职前三天内将经办的文件材料与交接人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第五条 本基金会重大项目实施、重大会议、外出学习考察后工作人员必须整理工作日志并及时归档。
第六条 基金会理事会负责本年度档案收集归档工作。基金会理事会或由2/3以上理事可在理事会上授权秘书处具体时限内负责档案收集归档工作。
第二章 归档范围
第七条 档案范围应含以下四类：
（一）、行政档案类应包括上级主管部门及其他单位相关往来文件；基金会发布的各种文件、通知、会议记录等；基金会各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要；基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
（二）、财务档案类应包括基金会日常支出财务报销凭证、账目、审批手续及报表；捐赠收据等入账单据；预算计划、审计报告、统计报表；民政部门年检报告等。
（三）、项目档案类应包括项目立项申请书、法人资格证书复印件及项目立项时提供的其他资料；项目立项审批表；项目资助协议；项目总结报告；项目实施过程交流材料；项目评估意见。
（四）、其他档案类应包括包括基金会印刷品；媒体报道剪报；照片、影像、录音、录像等。
第三章 收集整理
第八条 档案工作由档案专管员负责收集、归档、管理档案工作。
第九条 基金会开展的各项工作、活动，均应按照归档要求，由档案专管人员在工作或活动结束后三天内及时将文件资料整理归档。如误时，档案专管员应填写归档延时表，申请延时，报主管领导批准延时，且要归档存案。
第十条 基金会工作人员外出学习、考察、调研、参加相关部门召开的会议等活动后，应将会议主要文件等需要归档的资料及时整理归档。
第十一条 基金会当年的会计档案，及时整理立卷，编制会计档案保管清册。
第四章 档案的查阅和借用
第十二条 建立和完善档案借阅手续。基金会工作人员因工作需要，经理事会授权领导签批，可查阅基金会形成的档案资料。
第十三条 查阅档案时应严格遵守保密纪律；不得擅自向他人传播档案内容；不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料；不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠；不得随意折卷或撕去其中文件。
第十四条 档案不得借出。如确因工作需要，经理事会授权领导签批，可借用基金会形成的档案资料，但应按照规定办理临时借用文件材料的登记手续。
第五章 责任处理
第十五条 对违背档案管理的错误，秘书处要及时申报处理。一般错误，按校章校规处理；违法涉嫌犯罪且给基金会造成重大损失的，应移交司法机关处理。
第六章 附则
第十六条 本管理办法由基金会负责解释。
第十七条 本管理办法自颁布之日起执行。
